# Effizienter Workflow: Vom Scanner direkt ins digitale Archiv *1. Juni 2025* #paperless Für mich spielt eine effiziente [[Paperless-ngx|Dokumentenverwaltung]] eine entscheidende Rolle. Papierdokumente sollen schnell digitalisiert und automatisch verarbeitet werden, E-Mail-Anhänge sollen nahtlos ins System integriert werden – ohne ständiges manuelles Nacharbeiten. Dafür habe ich einen klaren Workflow eingerichtet, der den Scanner direkt mit [Paperless-ngx](https://docs.paperless-ngx.com) verbindet und für eine saubere, automatisierte Organisation sorgt. Hier erkläre ich, wie die Scanner-Einstellungen und die Regeln in Paperless zusammenwirken, um diesen Prozess reibungslos und zeitsparend zu gestalten. ### Scanner-Einstellungen - Dokumente werden direkt in den Consume-Ordner von Paperless gescannt - Netzwerkordner: \\"IP-Adresse"\share\paperless\consume - Es gibt verschiedene Profile zum Scannen mit entsprechenden Dateinamen: - Dokumente s/w (Scan_YYMMDDHHMM) - Dokumente farbig (Scan_YYMMDDHHMM) - Rechnungen offen s/w (Scan_Re_YYMMDDHHMM) - Alle Dokumente werden in PDF-A gescannt mit 200dpi ### Paperless-Verarbeitung Dokumente werden auf verschiedene Arten in Paperless automatisch verarbeitet. #### Eingescannte Dokumente Eingescannte Dokumente werden durch Arbeitsabläufe verarbeitet: - Tag für gescannte Dokumente: Dateiname "Scan" > Tag "Scan") - Status für offene Rechnungen: Dateiname "Scan_Re" > "Rechnungsstatus" "offen" (wobei "Rechnungsstatus" ein benutzerdefiniertes Feld) #### E-Mail Anhänge E-Mails mit PDF-Anhang werden automatisch verarbeitet: - E-Mail Konto ist in Paperless verknüpft über IMAP-Server - Regel für E-Mail, die eingehende Dokumente verarbeitet: - Tag "Email" - Aktionsparameter "apple:green" (Markiert im Posteingang die Email, für Apple Mail) Mit dieser Kombination aus Scanner-Profilen und Paperless-Regeln ist meine Dokumentenverwaltung weitgehend automatisiert. Das spart Zeit und sorgt für eine saubere und strukturierte Ablage – sowohl für Papierdokumente als auch für digitale Anhänge. ## Links - Scanner: [Epson WorkForce ES-580W](https://www.idealo.de/preisvergleich/OffersOfProduct/200999006_-workforce-es-580w-epson.html?gclid=Cj0KCQjw9O_BBhCUARIsAHQMjS7ZkTCUehcg2RGt4XzZvtwUfEZ-WS22L3PoU1h73NKg9PVDSGqTSKwaAknBEALw_wcB&utm_campaign=SEM-DE-WEB-CVR-OOP-1900613480&utm_medium=cpc&utm_source=google) - Paperless-ngx: https://docs.paperless-ngx.com *Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt.*