# Wie ich mein Papierchaos mit Paperless-ngx in den Griff bekommen habe *1. Mai 2025* #paperless #smarthome In den letzten Jahren hat sich bei mir einiges an Papierkram angesammelt: Rechnungen, Verträge, Briefe, Steuerunterlagen – alles irgendwo digital, aber nicht wirklich geordnet. Ich hatte schon länger den Wunsch, meine Dokumente strukturiert, lokal und dauerhaft digital abzulegen – ohne Cloudanbieter, aber mit Suchfunktion und Automatisierung. Nach ein paar Recherchen bin ich bei [Paperless-ngx](https://docs.paperless-ngx.com) gelandet. Und ich bin begeistert, wie viel es kann – und wie wenig es eigentlich braucht. ![[Paperless-ngx 2.png]] ### Installation auf Home Assistant Da ich ohnehin [Home Assistant](https://www.home-assistant.io) auf einem Mini-PC (Intel NUC) laufen habe, war der Einstieg recht einfach. Paperless-ngx gibt es als Add-on, das ich über ein externes Repository eingebunden habe. Die Installation lief schnell durch, das System war direkt einsatzbereit – inklusive Texterkennung (OCR) und übersichtlicher Weboberfläche. Für den vollen Funktionsumfang habe ich zusätzlich einen eigenen Port (z. B. :8000) freigegeben. So lässt sich Paperless-ngx direkt im Browser öffnen, ohne über die eingeschränkte Ingress-Ansicht in Home Assistant zu gehen. ### Dokumente einspeisen Der zentrale Eingang für neue Dokumente ist der sogenannte consume-Ordner. Alles, was dort landet – PDFs, Scans oder auch Bilder – wird automatisch verarbeitet. Paperless liest den Inhalt per OCR, extrahiert Metadaten und speichert das Dokument im Archiv. Ich habe diesen Ordner über eine Samba-Freigabe als Netzlaufwerk eingebunden, sodass ich vom Rechner oder Smartphone jederzeit PDFs direkt dorthin kopieren kann. ### Scannen direkt ins Archiv Ein echter Aha-Moment war, wie einfach ich meinen Scanner – einen Epson WorkForce ES-580W – konfigurieren konnte. Der Scanner unterstützt das Speichern in Netzwerkordner (SMB). Ich habe einmal die IP-Adresse und Zugangsdaten eingegeben und als Ziel den consume-Ordner angegeben – seitdem landen Scans automatisch und ohne Umweg direkt im Archiv. Auch mobil ist der Weg kurz: Über die Dateien-App auf dem iPhone kann ich PDFs direkt in den freigegebenen consume-Ordner speichern. Das funktioniert völlig ohne Zusatz-App und macht es super einfach, auch unterwegs Belege und Dokumente zu archivieren. ### Automatisierung mit Regeln Sobald man ein paar Dokumente importiert hat, kommt der Wunsch nach Ordnung. Paperless-ngx bietet dafür ein fantastisches Feature: Regeln. Damit kann man z. B. festlegen: - Wenn im Text „Versicherung“ vorkommt → Tag: „Versicherung“, Dokumenttyp: „Vertrag“ - Wenn Absender „Energieversorger“ → Dokumenttyp: „Rechnung“, Tag: „Strom“ Ich habe erste einfache Regeln angelegt – und es ist beeindruckend, wie gut das funktioniert. Das spart wirklich Zeit. ### Zugriff von unterwegs Auch von unterwegs habe ich vollen Zugriff auf mein digitales Archiv – und zwar ganz einfach über die Home Assistant App. So kann ich jederzeit Dokumente suchen, einsehen oder manuell hochladen – ohne VPN oder zusätzliche Dienste. ### Mein Fazit Paperless-ngx ist für mich der perfekte Begleiter, um meine Dokumente dauerhaft digital, durchsuchbar und organisiert zu archivieren. Es ist lokal, datenschutzfreundlich, erweiterbar und erstaunlich zuverlässig. Klar, der Einstieg erfordert ein wenig technisches Verständnis – aber dafür hat man am Ende ein System, das genau das tut, was man will: **Papier loswerden und Ordnung schaffen.** ## Links - Home Assistant: https://www.home-assistant.io - Paperless-ngx: https://docs.paperless-ngx.com - Anleitung zur Installation von Simon42: https://www.youtube.com/watch?v=zMFD_NA27Wo&t=260s *Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt.*